При  хранении документов о закупках по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее —  Закон № 223-ФЗ) необходимо соблюдать сроки, установленные в части 12 статьи  3.2 Закона № 223-ФЗ, а также сроки, установленные: статьями 217-233 пункта 1.3 Перечня документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»,  частью 1 статьи  17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами хранения документов, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила хранения).

Протоколы, составляемые в ходе осуществления конкурентной закупки, а также по итогам конкурентной закупки, заявки на участие в конкурентной закупке, окончательные предложения участников конкурентной закупки, документация о конкурентной закупке, извещение, изменения, внесенные в документацию о конкурентной закупке, разъяснения положений документации о конкурентной закупке, аудиозаписи, составленные в ходе вскрытия конвертов с заявками (если положением заказчика предусмотрена такая запись), переписка по осуществлению закупок хранятся заказчиком не менее трех лет (часть 12 статьи 3.2 Закона № 223-ФЗ, статьи 219 — 223, статьи 227 — 229 пункта 1.3 Перечня документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Положения о закупке, комиссиях по осуществлению закупок хранятся постоянно (статья 217 пункта 1.3 Перечня документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Договоры, соглашения, контракты, документы (акты, протоколы разногласий) к ним, а также документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам хранятся пять лет (статьи 11-12 пункта 1.3 Перечня документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Начало этого срока отсчитывается со дня окончания действия договора, прекращения обязательств по нему.

В Перечне документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и Законе № 223-ФЗ указаны не все документы, составляемые при осуществлении закупок.

Например, не упомянут план закупок. Несмотря на это, рекомендуется хранить три года все документы, которые подготовлены заказчиком в ходе проведения закупок.

 Начало срока хранения документов отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончено делопроизводство.

Срок хранения журналов исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение.

По истечении срока хранения документы выделяются к уничтожению в рамках экспертизы их ценности (пункт 14 Правил хранения документов).

При организации и проведении экспертизы ценности документов целесообразно руководствоваться разделом 3 «Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», разработанными ВНИИДАД.

Сроки хранения документов по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, действуют в отношении всех документов, завершённых в делопроизводстве, в том числе оформленных до вступления в силу этого приказа. Исключение составляют документы, ранее включённые в описи дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Информация подготовлена на основе материалов СПС «КонсультантПлюс».